Prezenty dla pracowników a ZFŚS i PIT

Dlaczego to pytanie w ogóle się pojawia

Prezent dla pracownika to z perspektywy przepisów świadczenie, a nie gest. Oznacza to, że trzeba ustalić trzy rzeczy: skąd pochodzą pieniądze, czy po stronie pracownika powstaje przychód i jak wygląda to po stronie kosztów pracodawcy.

Dla działu HR ma to praktyczne znaczenie już na etapie planowania, bo decyzja o źródle finansowania wpływa na to, ile realnie kosztuje prezent — i czasem zmienia budżet bardziej niż wybór samego zestawu.

Dwa źródła finansowania, dwa różne skutki

Podstawa: art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Limit 1000 zł obowiązuje w roku podatkowym łącznie dla wszystkich świadczeń z ZFŚS otrzymanych przez pracownika — także od kilku pracodawców. W latach 2020–2023 był czasowo podwyższony do 2000 zł. Stan na wrzesień 2026.

Kryterium socjalne — najczęściej pomijany warunek

To jest punkt, o który najczęściej rozbijają się kontrole.

Świadczenia z ZFŚS powinny być różnicowane w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Prezent identyczny dla wszystkich, przyznany bez żadnego kryterium, bywa kwestionowany — a wtedy traci prawo do zwolnienia i staje się zwykłym przychodem ze stosunku pracy.

W praktyce oznacza to, że jeśli firma chce dać wszystkim to samo — a przy prezentach świątecznych zwykle właśnie tego chce, żeby nikt nie poczuł się gorzej potraktowany — ZFŚS może nie być właściwym źródłem. Finansowanie ze środków obrotowych jest wtedy prostsze, choć droższe.

To rozstrzygnięcie należy do księgowości, nie do HR. Ale warto zadać je wcześnie, bo wpływa na budżet.

Bony i karty podarunkowe to nie to samo co prezent rzeczowy

Rozróżnienie, które zaskakuje najczęściej.

Zwolnienie dotyczące świadczeń z ZFŚS nie obejmuje bonów, talonów i innych znaków uprawniających do wymiany na towary lub usługi. Karta podarunkowa i zestaw prezentowy, choć w budżecie wyglądają tak samo, są traktowane inaczej.

Dla firm rozważających „karta czy prezent" to bywa argument rozstrzygający — i warto go sprawdzić, zanim zapadnie decyzja.

Jak powinna wyglądać faktura

Opis na fakturze nie zmienia przepisów, ale decyduje o tym, ile pracy ma księgowość i czy dokument nadaje się do rozliczenia bez dodatkowych pytań.

Przydatne elementy:

• jednoznaczne wskazanie, że chodzi o zestawy prezentowe, a nie usługę
• liczba sztuk i cena jednostkowa
• okazja albo cel przekazania, jeśli ma znaczenie dla rozliczenia
• rozdzielenie pozycji, jeśli część zamówienia idzie z ZFŚS, a część ze środków obrotowych

Ostatni punkt bywa najbardziej praktyczny. Jeśli już na etapie zamówienia wiadomo, że finansowanie jest mieszane, warto powiedzieć o tym dostawcy — wystawienie dwóch osobnych faktur albo rozdzielenie pozycji na jednej jest wtedy trywialne, a późniejsza korekta bywa kłopotliwa.

Opis faktury dostosowujemy do sposobu rozliczenia po stronie klienta — wystarczy informacja, czego potrzebuje Państwa księgowość.

Prezenty dla zleceniobiorców i współpracowników B2B

Osoby zatrudnione na innych zasadach niż umowa o pracę nie zawsze są uprawnione do świadczeń z ZFŚS — zależy to od regulaminu funduszu w danej firmie.

To ma znaczenie praktyczne przy zespołach mieszanych, gdzie część osób jest na etacie, a część na kontrakcie. Nierzadko okazuje się, że jeden zespół trzeba rozliczyć z dwóch źródeł. Warto ustalić to przed złożeniem zamówienia, a nie po.

Osiem pytań do własnej księgowości

Do skopiowania i wysłania — odpowiedzi na te pytania rozstrzygają całą resztę.

1. Czy prezenty świąteczne finansujemy ze środków obrotowych, z ZFŚS, czy mieszanie?
2. Ile z rocznego limitu zwolnienia na pracownika zostało już wykorzystane w tym roku?
3. Czy nasz regulamin ZFŚS pozwala na świadczenia rzeczowe w tej formie?
4. Jak zastosujemy kryterium socjalne, skoro chcemy dać wszystkim ten sam zestaw?
5. Czy zleceniobiorcy i współpracownicy B2B są objęci naszym funduszem?
6. Czy powstaje przychód po stronie pracownika i czy trzeba go wykazać?
7. Jak ma być opisana faktura, żeby przeszła bez pytań?
8. Czy potrzebujemy dwóch osobnych faktur przy finansowaniu mieszanym?

Co robimy po naszej stronie

Nie doradzamy podatkowo — to zadanie Państwa księgowości. Ale ułatwiamy jej pracę:

Dostosowujemy opis faktury do sposobu rozliczenia po Państwa stronie, w tym pod ZFŚS.

Rozdzielamy zamówienie, jeśli finansowanie jest mieszane — dwie faktury albo rozdzielone pozycje na jednej.

Przygotowujemy warianty zestawów, jeśli kryterium socjalne wymaga różnicowania wartości. Zestawy mogą różnić się zawartością przy zachowaniu tej samej estetyki i opakowania, więc różnica nie jest widoczna dla odbiorcy.

Ostatni punkt bywa rozwiązaniem problemu z kryterium socjalnym — warto go omówić z księgowością.